Автоматизация казначейства в ГК Гранель
Краткое описание проекта:

Подготовка консолидированной отчетности группы по остаткам и движениям денежных средств сокращено с одного дня до одного часа. Минимизирован людской фактор, объективность информации повысилась.

Заявки на оплату стали электронными и скорость прохождения увеличилась в несколько раз.
Платежные поручения стали формироваться из утвержденных заявок, возросла скорость их подготовки.
1
Цели и задачи проекта:

Оперативно и объективно получать информацию о движениях и остатках по расчетным счетам группы компаний

Минимизировать людские ресурсы необходимые для бесперебойной работы казначейства
2
Ситуация до старта проекта:

Каждый бухгалтер по своей компании формировал справку в Excel по форме: начальный остаток, приход, расход, конечный остаток. Уходило время на подготовку и получение этих справок.
Затем вручную проводилась консолидация этой информации. На получение достоверной картины уходил 1 рабочий день

Заявки на оплату подготавливались инициатором платежа вручную в программе Word. Затем эти бумаги с помощью секретаря заносились в кабинеты на подпись к нужным согласующим. Инициатору было неудобно отслеживать факты подписания и местонахождение заявки.
Заявка могла пролежать в кабинете несколько дней. Заявка могла потеряться вообще. Заявка могла быть отклонена но инициатор мог узнать об этом не сразу. Скорость прохождения заявки от создания до оплаты была от недели до нескольких недель


3
Результаты проекта:

Применена технология, при которой исключены ручные операции и использование Excel. Достаточно получить из банка файл с выпиской. Программа казначейства автоматически распознает изменение файла и сразу загружает содержащуюся в нем информацию в сводную базу казначейства. На экране мгновенно отображается измененная информация.
Процесс получения актуальной консолидированной информации сократился с 1- дня до 1-го часа.
При подготовке исключен людской фактор, объективность информации повысилась

Заявки стали электронными. Инициатор создает заявку непосредственно в программе заполняя необходимые поля в экранной форме и прикрепляя счет на оплату в виде скана. После программной проверки корректности заполнения полей, инициатор отправляет электронную заявку по цепочке согласования.
Согласующие утверждают (подписывают) заявку в программе.
Программа фиксирует время подписания и мгновенно передает электронную заявку следующему по цепочке согласования
Заявку в любой момент из электронного вида можно распечатать
Время согласования существенно сократилось.
Процесс утверждения стал прозрачным. Всем видно какой согласующий сколько затрачивает времени на согласование.
Всем видно у кого, на каком этапе подписания находится заявка
Уменьшился риск потери документов

Ускорилось время обработки заявки в казначействе.
Финансовый директор создает задание на исполнение оплат неложными движениями мыши.

Казначей не набивает платежки вручную а создает их автоматически на основании электронной заявки
Перевод заявок в электронную форму обеспечивает базу для последующих этапов автоматизации - сбора расходной части БДДС, заготовку аналитических данных для бюджетирования

Заявка на консультацию
Оставьте свои данные и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку Вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Made on
Tilda